今やシェアオフィスはオフィスの主流！シェアオフィスの基礎知識を分かりやすく解説

シェアオフィスの基礎知識として、建物は専有スペースと共有スペースで構成されています。オープンスペースは会議室や作業場として活用でき、会議室は事前の予約が必要になっていることが多いようです。清掃はシェアオフィスを運営する会社が行っていて、パソコンをレンタルできたりドリンクサービスがついているところもあります。契約時には保証金が必要になりますが、その額は月額料金の1か月分が相場です。最近ではネットワークのセキュリティ関連にも力を入れています。

シェアオフィスとは一つのオフィスを複数の企業や個人がシェアするオフィス

シェアオフィスは、一つのオフィスを複数の企業や個人が共有する形態のオフィススペースです。これは通常の単一企業が独自のスペースを借りるのではなく、複数のテナントが同じスペースを利用する方法となっています。シェアオフィスはさまざまなビジネスモデルやニーズに対応できる柔軟性を持ち、数多くの利点を備えています。例えばシェアオフィスを利用することで、個別に事務所やスペースを借りる費用を節約することができるでしょう。賃貸契約や設備の維持費用を分担するため、初期資金に乏しいスタートアップや中小企業にとって魅力的な選択肢です。必要な分だけ契約することができるため、柔軟性の高さも魅力です。短期間の契約を活用すれば、中小企業の変化に対応することもできるようになっています。企業が成長したら必要に応じてスペースを増減できます。また、会議室や受付サービス、コピー機などのビジネス用品が共有設備として用意されていることも多く、各自での購入が不要です。

シェアオフィスはアメリカで誕生した

シェアオフィスは元を辿るとアメリカで誕生したサービスで、日本でも普及を続けています。1980年頃からシェアの概念はあり、フリーランスや労働者などが情報を共有する場所がありました。時代が進むとインターネットが発展をはじめ、テクノロジーの進化に従い多くの資産や情報が共有されるようになります。2005年頃になるとアメリカのベンチャー企業がシェアオフィスの提供を開始し、これがフリーランスやリモートワーカーに利用されるようになります。設備が用意されたシェアオフィスはさまざまな業種で利用しやすく、コストをかけずにオフィスを設置したい中小企業やベンチャー企業にとっても理想的な場所です。サービスの提供当初はコミュニケーションや情報共有を中心に行われていましたが、昨今では通常のオフィスの形態の一つとして定着しています。また、2020年以降はパンデミックの影響もあり、より分散して業務を行うための場所としてシェアオフィスが選ばれています。

シェアオフィスとレンタルオフィスとの違い

シェアオフィスとレンタルオフィスは、よく似たイメージを持たれがちですが、両者には明確な違いがあります。前者は同じ空間をシェアする形で、空いている場所を利用して仕事をします。後者は専用のスペースが確保されていて、オフィスの設備などは共用します。専用スペースが無い方が料金的には安くなりますが、私物を置きっぱなしにすることができないなど制約は多くなります。仕事に使うのはノートパソコンだけというなら、専用スペースは必要ないですが、デスクトップやいろんな資料などが必要になる仕事なら、専用スペースがないと使い勝手が悪いです。他の人と交流を持ちたい人には、シェアオフィスの方が魅力的です。レンタルオフィスは専用スペース内で仕事をするので、他のオフィスの人との交流はあいさつ程度にとどまることが多いです。同じ空間で仕事をするシェアオフィスなら、毎日顔を合わせていると同僚のような感覚になれるので、フリーランスには大きな魅力です。

シェアオフィスとコワーキングスペースの違い

シェアオフィスとコワーキングスペースの違いは、料金体系のほかにセキュリティの保ち方にも現れます。複数の企業のビジネスマンが様々な設備やスペースを共有するシェアオフィスの場合、他社のビジネスマンに情報を盗み見られないようにするために様々な対策を行うことが必要で、そのために作業内容が限定されると言うケースも少なくありません。 多くのシェアオフィスでは独立して作業をすることができるような個別ブースが設けられていたり、またコピー機やファックスなどはデータを第三者に知られないようにするためにすぐに消去する仕組みなどが整えられていることが多いものです。コワーキングスペースの場合には独立したブースが利用対象となるため、盗見られる心配はありませんがそのスペースを利用する期間によって借り切る必要があるため、高額な料金が発生することもあります。 ビジネススタイルなどによりどちらが有利かを十分に考え、利用することが効果的な方法です。